Por Márcia Dias
A centralização de atividades administrativas entre empresas que compõem o mesmo grupo econômico é um modelo de gestão que vem sendo cada vez mais adotado no país, principalmente entre atividades relacionadas aos setores de contabilidade e de RH das companhias. A sistemática permite que determinadas operações sejam concentradas em apenas uma das empresas do grupo, havendo o posterior rateio dos respectivos custos entre as demais beneficiadas.
Os principais motivos para a adoção desse modelo de gestão são a redução de custos operacionais e a melhoria de serviços com a padronização das atividades, benefícios que sempre são perseguidos por qualquer companhia. Apesar disso, a estratégia merece atenção para a sua implantação, especialmente quanto aos cuidados necessários para se evitar um desarrazoado aumento da carga tributária suportada pelas empresas.
A atenção se faz necessária porque, caso não sejam cumpridos diversos requisitos exigidos pelo Poder Público sobre o tema, a centralização das atividades pode ser erroneamente entendida como uma prestação de serviço realizada pela empresa centralizadora. Assim, os valores recebidos pelo rateio dos custos poderiam ser considerados como receitas passíveis de incidência dos tributos federais, além do imposto municipal sobre serviços (ISS).
As decisões mais atuais sobre o tema vêm consolidando o entendimento de que, para que se configure a centralização das atividades administrativas, afastando a possibilidade de prestação de serviço, é necessário que os critérios de rateio sejam razoáveis, objetivos e estejam previamente formalizados em um contrato entre as empresas envolvidas. Além disso, a concentração não pode ser estendida à atividade-fim da companhia, mas apenas às atividades-meio, e os custos a serem rateados deverão ser apenas de despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas.
A empresa centralizadora ainda deve contabilizar as parcelas a serem ressarcidas no rateio como direitos de créditos a recuperar, assim como manter uma escrituração destacada dos atos relativos às atividades centralizadas que estejam vinculadas ao posterior rateio das despesas administrativas.
Cumprindo-se todos os requisitos exigidos para tanto, de forma a restar evidenciado que o modelo de gestão adotado se caracteriza como uma centralização de atividades-meio, os valores decorrentes do rateio de custos e despesas poderão ser dedutíveis do IRPJ, nos casos em que couber, bem como não irão compor a base de cálculo da contribuição ao PIS e da COFINS daquela que receber a quantia rateada.
Considerando que são diversos os requisitos exigidos pela Receita Federal do Brasil para que a operacionalização da centralização de atividades não seja descaracterizada como tal, além de ser significativo o risco tributário de um eventual e equivocado entendimento de que o modelo se refere a uma prestação de serviço, as empresas envolvidas na operação devem sempre avaliar se os procedimentos adotados estão de acordo com as exigências do Poder Público, de forma a evitar surpresas com autuações na esfera federal ou municipal.
